Prestations service colloques - Site INP de Toulouse

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Les prestations de la cellule colloques

L'INP est dotée d'une cellule colloque au sein du SAIC INPACT®.

Cette équipe spécialement dédiée à l'organisation de vos manifestations scientifiques se propose de vous accompagner pour la réalisation de la totalité ou d’une partie des prestations ci-dessous.

Le choix vous appartient !

 

Communication

 

  • Plaquette : conception et diffusion (sur liste fournie par l'organisateur)
  • Site web : conception et maintenance active (programme scientifique, liste des communications, informations pratiques, inscriptions et soumission de textes en ligne, stands,...)
  • Programme final
  • Informations pratiques diffusées aux participants

 

Secrétariat et gestion des inscriptions

 

  • Inscriptions via internet
  • Participation active aux réunions du comité d’organisation
  • Relations avec les participants (téléphone, fax, courriel)

 

Secrétariat Scientifique

 

  • Gestion des résumés et des textes complets soumis via le web
  • Correspondance avec les auteurs et les relecteurs (téléphone, fax, courriel)
  • Participation active aux réunions du comité scientifique
  • Gestion de la publication des actes du congrès (papier ou CD-ROM)
  • Mise en forme du programme scientifique de la manifestation
  • Gestion des sessions posters et des stands industriels

 

Logistique matérielle

 

  • Recherche des prestataires : hébergement, restauration (devis, suivi)
  • Choix et location des salles et du matériel audio-vidéo
  • Badges, documents
  • Programme social (pour les participants et/ou les personnes accompagnantes)
  • Présence permanente pendant la manifestation pour assurer un bon déroulement

 

Logistique financière

 

  • Budget prévisionnel
  • Encaissement des inscriptions, facturation, relances, suivi comptable
  • Paiement des fournisseurs
  • Sponsoring et subventions : lettres de demande, constitution de dossiers, encaissement…
  • Bilan financier

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