Organisation de congrès et colloques scientifiques

 L'INP Toulouse est dotée d'une cellule colloque au sein du SAIC INPACT®.

Cette équipe spécialement dédiée à l'organisation de manifestations scientifiques propose d'accompagner des équipes de recherche ou des entreprises à l'organisation, totale ou partielle, de leur évènement.

Les missions

  • décharger le demandeur de l'organisation et de la logistique, pour lui permettre de mieux se consacrer à l'aspect purement scientifique de l’événement ;
  • contribuer au succès matériel de votre manifestation ;
  • offrir des prestations personnalisées selon les attentes et le budget :
  • type de manifestation : journée scientifique, colloque de dimension locale, symposium international avec conférences et session poster ;
  • lieu : universités, écoles d'ingénieurs, centres de congrès, complexes hôteliers, centres de vacances, sites industriels ;
  • hébergement ;
  • restauration ;
  • support de communication : plaquette, livret, programme, badges, pochettes, actes de congrès,  CD-ROM, site internet ;
  • inscription et soumission de textes en ligne ;
  • sorties culturelles

La cellule colloque assure une présence avant, pendant et après la manifestation

Les prestations de la cellule colloques

Communication

  • plaquette : conception et diffusion (sur liste fournie par l'organisateur) ;
  • site web : conception et maintenance active (programme scientifique, liste des communications, informations pratiques, inscriptions et soumission de textes en ligne, stands,...) ;
  • programme final ;
  • informations pratiques diffusées aux participants.

Secrétariat et gestion des inscriptions

  • inscriptions via internet ;
  • participation active aux réunions du comité d’organisation ;
  • relations avec les participants (téléphone, fax, courriel).

Secrétariat Scientifique

  • gestion des résumés et des textes complets soumis via le web ;
  • correspondance avec les auteurs et les relecteurs (téléphone, fax, courriel) ;
  • participation active aux réunions du comité scientifique ;
  • gestion de la publication des actes du congrès (papier ou CD-ROM) ;
  • mise en forme du programme scientifique de la manifestation ;
  • gestion des sessions posters et des stands industriels.

Logistique matérielle

  • recherche des prestataires : hébergement, restauration (devis, suivi) ;
  • choix et location des salles et du matériel audio-vidéo ;
  • badges, documents ;
  • programme social (pour les participants et/ou les personnes accompagnantes) ;
  • présence permanente pendant la manifestation pour assurer un bon déroulement

Logistique financière

  • budget prévisionnel ;
  • encaissement des inscriptions, facturation, relances, suivi comptable ;
  • paiement des fournisseurs ;
  • sponsoring et subventions : lettres de demande, constitution de dossiers, encaissement… ;
  • bilan financier.

Contactez l'INP Toulouse

6 allée Emile Monso - BP 34038
31029 Toulouse Cedex 4

+33 (0)5 34 32 30 00

Contacts

  • Logo MENESR
  • Logo UTFTMP
  • Logo INP