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Assistant(e) de la Directrice Générale des Services

Du 6 septembre 2016 au 20 septembre 2016

Missions et activités de l'agent

Au sein du secrétariat général, l’assistant(e) de la DGS assurera :

 

 

Mission 1 : Secrétariat particulier de la DGS

  • gestion de l’agenda,
  • suivi de la messagerie électronique, traitement des messages et diffusion
  • préparation des dossiers
  • appui sur les dossiers    

Mission 2 : Secrétariat général

  • accueil physique et téléphonique
  • filtrage, prise de messages
  • enregistrement, diffusion,  suivi de l’ensemble du courrier papier
  • archivage du secrétariat général et de la vie institutionnelle
  • mise en place des calendriers et des réunions avec les composantes et les services
  • tenue à jour des groupes dans SCOUT
  • rédaction et mise en page des courriers, des attestations et des décisions
  • organisation logistique des réunions (réservations de salle, organisations des déjeuners)
  • organisation des déplacements (billets, hôtels…)
  • suivi administratif des conventions et enregistrement dans l’outil NUXEO

Mission 3 : Activités annexes

  • gestion administrative des distinctions honorifiques (échanges avec le Rectorat, communication aux écoles et aux différents intéressés)
  • gestion administrative du Comité d’Hygiène de sécurité et des conditions de Travail CHSCT (envoi des convocations, mise en page et envoi des comptes rendus, gestion des listes d’émargement)
  • tenue à jour des délégations de signature puis diffusion dans les différents services
  • appui à la vie institutionnelle

Remplacement de l’assistante du Président lors de ses absences et gestion de l’agenda du Président.

Particularités du poste 
  • disponibilité
  • gestion des priorités
  • confidentialité
  • travail en équipe, réactivité dans le travail
  • vision d’ensemble de l’activité du service et de l’établissement
  • relationnel en interne et avec les différents interlocuteurs externes

Relations

   * en interne :

  • avec l’Assistante du Président
  • les directeurs d’écoles
  • les chefs de service
  • l’ensemble du personnel     

* en externe

  • les correspondants des établissements du site (Universités…)
  • le Rectorat
  • MENESR (HCERES)
Référence du poste

Corps : Adjoint technique recherche et formation

Nature du recrutement : Mutation ou détachement

Branche d’Activité Professionnelle (BAP) : J

Emploi Type : Adjoint en gestion administrative

Nombre d’emploi offert : 1

Localisation du poste : INP Toulouse  Services Communs

 

Adresser un CV, une lettre de motivation et le dernier compte-rendu d’entretien professionnel à la Directrice Générale des Services odile.jankowiak-gratton @ inp-toulouse.fr, à la responsable du bureau des BIATSS laure.dauzats @ inp-toulouse.fr ainsi qu’à la DRH anne.dulion @ inp-toulouse.fr avant le 20 septembre 2016.

Le poste est à pourvoir rapidement.


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