ADT Gestionnaire administratif et financierToulouse INP-ENSIACET

Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles et près de 7000 étudiants. Agronomie, Chimie, Matériaux, Procédés, Génie Industriel, Electronique, Hydraulique, Informatique, Télécommunications, Mécanique, Sciences vétérinaires, Météorologie et Climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire.

L'Ecole Nationale Supérieure des Ingénieurs en Arts Chimiques et Technologiques (Toulouse INP-ENSIACET) est une école publique fondatrice de l'Institut National Polytechnique de Toulouse. 

Toulouse INP-ENSIACET est, aujourd'hui, un pôle d'excellence unique en Europe de formation d'ingénieurs dont les cursus (Chimie, Matériaux, Génie Chimique, Génie des Procédés et Génie Industriel) couvrent l'intégralité de la chaine industrielle de transformation de la matière, de l'énergie et des services associés, allant de l'analyse de la molécule à la mise en place des produits et procédés finaux sur le marché.

L’activité s’exerce au sein :

-  de l’équipe C du Laboratoire de Chimie de Coordination (LCC – UPR8241 CNRS) qui a rejoint le LCC en janvier 2007. L’intégralité de l’équipe est localisée depuis le 1er septembre 2009 dans des locaux de Toulouse INP-ENSIACET sur le Campus de l’Institut National Polytechnique de Toulouse. Cette localisation, hors-mur du Laboratoire, nécessite une grande cohésion et une synergie entre les membres de l’équipe et une interface de qualité entre certains services des deux sites, et en particulier les services comptables. L’équipe C est composée d’environ 20 personnes dont 11 membres permanents (6 enseignants-chercheurs, 1 ingénieur de recherche, 1 professeur émérite, 1 technicien (50%), 2 adjoints technique (50%) et de post-docs, doctorants ou CDD. L’équipe est structurée autour de trois thèmes principaux dont l’axe directeur est la catalyse.

 - du service Communication & Partenariats industriels de Toulouse INP-ENSIACET qui regroupe les missions de communication « multicanal » interne et externe, de développement de réseaux de partenaires publics et privés de l’école et de la formation continue/alternance (partenaires institutionnels, réseaux d’anciens élèves, réseaux de partenaires industriels, stages, formations par alternance [apprentissage et contrats de professionnalisation], réseau d’écoles d’ingénieurs). Le service est composé de 10 personnes (7 BIATSS et 3 enseignants-chercheurs chargés de missions). Il interagit en permanence avec les services communication de Toulouse INP (et de ses écoles membres), de l’Université de Toulouse, des industriels et services relations école des entreprises partenaires, de l’association des ingénieurs ENSIACET (AIA7)…

DESCRIPTION DU POSTE

Sous la double autorité du responsable d’équipe du Laboratoire de Chimie de de Coordination (LCC – UPR8241 CNRS) et du responsable du service Communication & Partenariats industriels (Toulouse INP-ENSIACET), le Gestionnaire/Assistant(e) administratif(ve) et financier assure des tâches d’exécution pour la mise en oeuvre des activités des deux entités dont il dépend

1/ 50% - Laboratoire de Chimie de de Coordination (LCC – UPR8241 CNRS) : secrétaire - Gestionnaire de l’équipe C (composante ENSIACET)

Le gestionnaire financier assure les actes de gestion financière et administrative des équipes. Il assiste le responsable d’équipe dans la réalisation et l’exécution du budget en interaction avec les services financiers de Toulouse INP, de Toulouse INP-ENSIACET et du CNRS

2/ 50% - Service Communication & Partenariats industriels : assistant administratif

L’assistant administratif vient en appui du service communication / partenariats industriels / formation continue/Alternance. Il assure les actes de gestion administrative. Il assiste les responsables dans leurs missions de suivi de la formation sous statut apprenti. Il intervient dans la préparation de fichiers xls pour les opérations de relations avec les entreprises (taxe d’apprentissage, mailing…).

Activités

1/ Au sein du laboratoire de Chimie de de Coordination

  • Aider à la réalisation et à l’exécution du budget du laboratoire
  • Réaliser toutes les opérations d’engagement, liquidation, valorisation, relation avec le service facturier…
  • Soutenir les chercheurs dans l’exécution de leurs contrats de recherche sur les parties dépenses et recettes
  • Réaliser et suivre des tableaux de bords et indicateurs de l’activité financière du laboratoire
  • Réaliser le suivi des missions, de la réservation à la pré-liquidation
  • Secrétariat du responsable d’équipe (agenda, rendez-vous…)
  • Gérer l’accueil des nouveaux entrants de l’équipe

 

2/ Au sein du service Communication & Partenariats industriels

  • Assurer l’assistance administrative du service
  • Répondre aux demandes d’information par téléphone et courriel
  • Réaliser des opérations de gestion courante en relation avec les domaines de la communication, des relations industrielles, de la formation ingénieur sous statut apprenti (FISA)
  • Participer aux opérations de logistique du service, assister les personnels, prendre des rendez-vous ou assurer la gestion logistique de réunions
  • Alimenter des bases de données, effectuer des tris et produire des rapports pour la formation FISA
  • Suivre des dossiers  FISA et relancer des interlocuteurs internes ou externes concernés
  • Mettre à jour les documents du Livret Electronique de l’Apprenti (LEA), assurer une veille sur le LEA, introduire le calendrier sur les 3 ans de formation, compléter le profil des apprentis, des maîtres      d’apprentissage  et des tuteurs  pédagogiques
  • Poster sur une application dédiée (JobTeaser) les offres de poste en alternance
  • Assurer le suivi des candidatures, demander les promesses d’embauche
  • Récupérer les informations (dates, lieux..) relatives aux forums IUT et forums étudiants ciblés apprentissage
  • Maintenir à jour la base de données relative aux      forums IUT
  • Organiser l’envoi de plaquettes à destination des IUT et industriels
  • Assurer la gestion locale des fournitures (papeterie, etc.) en relation avec le magasin de Toulouse INP-ENSIACET et du stock d’objets promotionnels (goodies) de l’école
  • Saisir, mettre en forme des documents divers (courriers, rapports, présentations ppt…), les reproduire et les diffuser
  • Participer à l’alimentation de supports de communication interne (intranet)
  • Participer à l’organisation des journées de recrutements et de soutenances des apprentis

COMPETENCES

 Savoirs généraux théoriques ou disciplinaires

  • Connaissances sur l’organisation et le fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de recherche et des organismes de recherche
  • Savoirs sur l'environnement professionnel, l’organisation générale et le fonctionnement de l’établissement et de ses composantes.
  • Sensibilité à l'utilisation de bases de données

 

Savoirs sur l’environnement professionnel

  • Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat
  • Connaissance générale des techniques et règles de classement et d’archivage
  • Connaissance des circuits de décision et validation en matière financière et comptable.
  • Notions de base des techniques de communication orale et écrite.

 

Savoir-faire opérationnels

  • Savoir appliquer les procédures spécifiques aux domaines suivants : budget, recettes, dépenses, paye, contrats, marchés publics…
  • Utilisation des outils informatiques appliqués au secrétariat et à la gestion financière et comptable
  • Utilisation des fonctionnalités d’un tableur (excel), d’un logiciel de traitement de texte (word, ppt…) et applications de type CRM
  • Rédaction de documents d’information et de communication ;
  • Aptitude à la communication avec les usagers, étudiants, les responsables de budgets, avec les autres services de l’établissement et avec des  structures externes.
  • Organisation de travail rigoureuse 
  • Capacité à contrôler la qualité et la cohérence des données saisies
  • Capacité à travailler en équipe et en relation partenariale 
  • Capacité à gérer la confidentialité des informations et des données

 Compétences linguistiques

  • Compréhension et expression écrite et orale en anglais de niveau B2 minimum, C1 recommandé

TYPE DE RECRUTEMENT

- Ouvert contractuels CDD 4 mois

- Catégorie C

- Prise de poste le plus rapidement possible (remplacement congé maternité)

Personnes à contacter :

Philippe SERP, responsable de l’Equipe C du LCC : philippe.serp @ ensiacet.fr

COSTE Flavien, responsable Communication & Partenariats industriels : flavien.coste @ ensiacet.fr

REMUNERATION

par référence à la grille indiciaire de la fonction publique des Adjoints Techniques - 1er échelon - INM 326 - brut mensuel 1527.64 euros

CANDIDATURE

CV et lettre de motivation doivent être adressés par mail, avant le 20/01/2020 aux contacts ci-dessous:    

virginie.duffau @ ensiacet.fr

cindy.lopes @ toulouse-inp.fr

philippe.serp @ ensiacet.fr

bureau-contractuels @ inp-toulouse.fr

 

Je télécharge l'intégralité de la fiche de poste (pdf)

 

 

 

 

Contactez Toulouse INP

6 allée Emile Monso - BP 34038
31029 Toulouse Cedex 4

+33 (0)5 34 32 30 00

Contacts

  • Logo MENESR
  • Logo UTFTMP
  • Logo INP