Assistant.e de direction auprès de la présidenceToulouse INP

Environnement professionnel

Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles et près de 7000 étudiants. Agronomie, Chimie, Matériaux, Procédés, Génie Industriel, Electronique, Hydraulique, Informatique, Télécommunications, Mécanique, Sciences vétérinaires, Météorologie et Climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire.

Objectifs du poste

Placé sous l’autorité du Président et de la Directrice Générale des Service, l’assistant de direction devra pallier l'absence de l'assistante du Président et assurera quatre missions principales :

  • Le Secrétariat particulier du Président
  • l’Organisation de la vie de l’établissement, de la représentation institutionnelle
  • Assurer l’accueil téléphonique et physique
  • Assurer la gestion du courrier

L'assistant.e de direction travaillera en binôme avec l'assistante de la DGS.

Description des missions à exercer et des tâches à exécuter

Activités

  • le suivi et le traitement des messages
  • Préparation et constitution de dossiers spécifiques et collecte d’informations nécessaires à la connaissance de la situation, analyse et synthèse pour présentation au Président
  • Assurer l’organisation logistique de déplacements
  • Organiser les réunions et assurer le suivi de réunions stratégiques, de rendez-vous de séminaires
  • Organiser les réceptions en collaboration avec le Service Communication
  • Traitement des dossiers relatifs au protocole et suivi des distinctions honorifiques
  • Rédiger les courriers
  • Travailler en lien direct avec l’assistante de la DGS

Compétences et aptitudes

 les "savoirs"

  • Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche au niveau national et en Région
  • Connaissance des outils bureautiques

 les "savoir-faire"

  • Capacité d’analyse des situations
  • Esprit d’équipe
  • Savoir rédiger
  • Avoir l’esprit de synthèse

les "savoir être"

  • Capacité d’initiative et d’autonomie
  • Rigueur et capacité de réaction rapide
  • Sens du contact et diplomatie
  • Respect de la confidentialité, respect de l’usager
  • Grande disponibilité

CONTRAINTES DU POSTE

  • Gestion d’un agenda très « tendu »
  • Gestion des situations d’urgence, réactivité

Le poste est ouvert par la voie contractuelle CDD 2 mois (remplacement congé maladie)

Rémunération selon barème de la fonction publique sur le 1er échelon de la grille des TECH (catégorie B) - INM 339 soit un salaire brut mensuel de 1588.96 euros

Profil

Prise de poste souhaitée au 17 octobre 2018

CV et lettre de motivation à envoyer avant le 12 octobre 2018 aux contacts ci-dessous.

president @ inp-toulouse.fr

dgs @ inp-toulouse.fr

bureau-contractuels @ inp-toulouse.fr

 

 

Je télécharge l'intégralité de la fiche de poste (.pdf)

 

 

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31029 Toulouse Cedex 4

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