Assistant·e de directionToulouse INP

Environnement professionnel

Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles et près de 7000 étudiants. Agronomie, Chimie, Matériaux, Procédés, Génie Industriel, Electronique, Hydraulique, Informatique, Télécommunications, Mécanique, Sciences vétérinaires, Météorologie et Climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire.

Objectifs du poste : Assistant(e) du Président de Toulouse INP

Missions principales :

Le secrétariat particulier du Président

  • Gestion de l'agenda, préparation des dossiers pour RDV
  • contrôle des échéances
  • Organisation des déplacements en France et à l'Etranger
  • Suivi et traitement des messages électroniques

Accompagner l'arrivée et la mise en place de la nouvelle gouvernance (Président et Vice-Présidents à compter du mai 2020)

  • Présence dans les instances, représentations extérieures

Accueil téléphonique et physique :

  • Assurer l'accueil, l'information et orientation des appels

Gestion du courrier

 

L'assistant(e) participera également aux autres actions d'un secrétariat de direction

Activités

  • Préparer et constituer des dossiers spécifiques et collecter des informations nécessaires à la connaissance de la situation, analyse et synthèse pour présentation au Président
  • Organiser les réunions et assurer le suivi de réunions stratégiques, de rendez-vous, de séminaires
  • Organiser les réceptions en collaboration avec le Service Communication
  • Traitement des dossiers relatifs au protocole et suivi des distinctions honorifiques
  • Rédiger les courriers

L'assistant.e du Président travaille en binôme avec l'assistante de la DGS et participe à l'activité du secrétariat mutualisé.

Compétences et aptitudes

Les "savoirs"

  • Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche au niveau national et en Région
  • Connaissance des outils bureautiques
  • Anglais niveau A1-A2

Les "savoir-faire"

  • Capacité d’analyse des situations
  • Sens de l’organisation, classement, archivage
  • Esprit d’équipe
  • Savoir rédiger
  • Avoir l’esprit de synthèse

Les "savoir être"

  • Capacité d’initiative et d’autonomie
  • Rigueur et capacité de réaction rapide
  • Sens du contact et diplomatie
  • Respect de la confidentialité, respect de l’usager
  • Grande disponibilité

CONTRAINTES DU POSTE

  • Travail en lien direct avec l'assistante de la DGS
  • Gestion d’un agenda très « tendu »
  • Gestion des situations d’urgence, réactivité

Une expérience d'assistant(e) de direction ou d'un poste similaire est souhaitée.

Le poste est ouvert aux fonctionnaires et aux contractuels

Rémunération : Poste de catégorie A - ASI  en fonction de l'expérience

Profil

Prise de poste souhaitée au plus tôt

CV et lettre de motivation à envoyer avant le 17 avril 2020 aux contacts ci-dessous.

bureau-contractuels @ inp-toulouse.fr

bureau-biatss @ inp-toulouse.fr

Je télécharge l'intégralité de la fiche de poste (.pdf)

 

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6 allée Emile Monso - BP 34038
31029 Toulouse Cedex 4

+33 (0)5 34 32 30 00

Contacts

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