Assistant.e de direction auprès de la présidenceToulouse INP

Du 1 octobre 2018 au 12 octobre 2018

Environnement professionnel

Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles et près de 7000 étudiants. Agronomie, Chimie, Matériaux, Procédés, Génie Industriel, Electronique, Hydraulique, Informatique, Télécommunications, Mécanique, Sciences vétérinaires, Météorologie et Climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire.

Objectifs du poste

Placé sous l’autorité du Président et de la Directrice Générale des Service, l’assistant de direction devra pallier l'absence de l'assistante du Président et assurera quatre missions principales :

Le Secrétariat particulier du Président
l’Organisation de la vie de l’établissement, de la représentation institutionnelle
Assurer l’accueil téléphonique et physique
Assurer la gestion du courrier

L'assistant.e de direction travaillera en binôme avec l'assistante de la DGS.

Description des missions à exercer et des tâches à exécuter

Activités

le suivi et le traitement des messages
Préparation et constitution de dossiers spécifiques et collecte d’informations nécessaires à la connaissance de la situation, analyse et synthèse pour présentation au Président
Assurer l’organisation logistique de déplacements
Organiser les réunions et assurer le suivi de réunions stratégiques, de rendez-vous de séminaires
Organiser les réceptions en collaboration avec le Service Communication
Traitement des dossiers relatifs au protocole et suivi des distinctions honorifiques
Rédiger les courriers
Travailler en lien direct avec l’assistante de la DGS

Compétences et aptitudes

les "savoirs"

Connaissance de l’organisation de l’enseignement supérieur et de la recherche au niveau national et en Région
Connaissance des outils bureautiques

les "savoir-faire"

Capacité d’analyse des situations
Esprit d’équipe
Savoir rédiger
Avoir l’esprit de synthèse

les "savoir être"

Capacité d’initiative et d’autonomie
Rigueur et capacité de réaction rapide
Sens du contact et diplomatie
Respect de la confidentialité, respect de l’usager
Grande disponibilité

CONTRAINTES DU POSTE

Gestion d’un agenda très « tendu »
Gestion des situations d’urgence, réactivité

Le poste est ouvert par la voie contractuelle CDD 2 mois (remplacement congé maladie)

Rémunération selon barème de la fonction publique sur le 1^er échelon de la grille des TECH (catégorie B) - INM 339 soit un salaire brut mensuel de 1588.96 euros