Assistante de directionToulouse INP-ENSIACET

Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles et près de 7000 étudiants. Agronomie, Chimie, Matériaux, Procédés, Génie Industriel, Electronique, Hydraulique, Informatique, Télécommunications, Mécanique, Sciences vétérinaires, Météorologie et Climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire.

Toulouse INP-ENSIACET est l’une des trois écoles publiques fondatrices de Toulouse INP. Elle accueille, sur un campus intégré, 1000 élèves-ingénieurs et doctorants ainsi que 450 personnels dans les quatre laboratoires adossés.

DESCRIPTION DU POSTE

Assistant(e) de direction

L’activité de l’agent s’exercera au sein de la direction de Toulouse INP-ENSIACET, école d’ingénieur fondatrice de Toulouse INP. Le service est composé de 4 personnels : le directeur, la directrice adjointe, le secrétaire général et l’assistant(e) de direction.

L’agent aura la responsabilité d’assurer l’accueil de la direction, la gestion partagée des agendas, l’organisation des déplacements, réceptions, visites, la préparation des réunions, le traitement du courrier.

En outre l’agent participera aux conseils d’école, conseils de perfectionnement, au comité de direction, CLHSCT et en établira les PV.

 

Activités

Assurer le secrétariat de la direction

  • Coordonner l’agenda partagé de la direction, du directeur, des conseils (outils collaboratifs).
  • Organiser les déplacements des membres de l'équipe de direction.

Collaborer au pilotage de l’Ecole (rajout)

  • Alimenter des tableaux de bord, et outils de pilotage de la direction de l’école
  • Assurer le soutien logistique (locaux, matériels, fournitures) de l'activité du service
  • Sélectionner et diffuser de l'information en interne et en externe

Organiser les conseils/ réunions

  • Réaliser des mailings
  • Assurer en lien avec la logistique l’organisation de ces évènements
  • Constituer des dossiers de préparations de ces instances
  • Préparer et organiser les réunions (convocations, réservation de salles, ...)
  • Traiter et transmettre les décisions, les notes de service, les contrats en interne et en externe
  • Réaliser les comptes rendus et procès-verbaux.
  • Trier, analyser et diffuser de l’information en interne et en externe

Effectuer une veille

  • Sélectionner en fonction de l’actualité de l’information sur divers médias généralistes ou spécialisés (Presse régionale, AEF, Educpros…)
  • Réaliser une revue de presse
  • Constituer des dossiers

Assurer la gestion courante

  • Accueillir, informer et orienter les personnels et les usagers de l’établissement
  • Gérer le courrier
  • Concevoir et rédiger et mettre en forme divers documents (courriers, rapports, convocations...), les reproduire et/ou les scanner et les diffuser
  • Assurer le lien avec la Présidence et les partenaires institutionnels,
  • Répondre aux demandes d’informations des autres services, partenaires et extérieurs.
  • Classer et archiver (papier et numérique) les documents et informations.

 

 

COMPETENCES

 

Savoirs généraux théoriques ou disciplinaires :

- Connaissance générale des techniques de gestion administrative et de secrétariat

- Bonnes capacités rédactionnelles

- Très bonne maîtrise des techniques bureautiques

- Savoirs sur l’environnement professionnel

- Connaissance de l’organisation, du fonctionnement de l’Institut National Polytechnique de Toulouse (Toulouse INP) ainsi que de l’Ecole Nationale Supérieure des Ingénieurs en Arts Chimiques et Technologiques (ENSIACET).

- Compréhension du fonctionnement de la direction d’une école au sein d’un établissement d’enseignement supérieur.

- Connaissance des environnements thématiques : la fédération Gay Lussac, la CGE, la CDEFI.

 

Savoir-faire opérationnels :

- Excellente expression orale et rédactionnelle

- Maîtrise des outils de bureautiques (Word, Excel, PowerPoint...)

- Utilisation des modes de communication (téléphone, messagerie, agenda électronique partagés...)

- Analyse et gestion des demandes d’information.

- Capacité d’organisation, polyvalence

- Savoir-faire comportementaux

- Discrétion, sens de la confidentialité

- Bon relationnel, bonne présentation,

- Forte capacité d’organisation, rigueur et méthode

 

Compétences associées :

- Prendre des initiatives pour faciliter le fonctionnement du service.

- Savoir communiquer et synthétiser clairement les informations.

- Rédiger des documents simples d’information et de communication. Savoir respecter la confidentialité.

 

 

TYPE DE RECRUTEMENT

- Ouvert aux titulaires et contractuels

- Catégorie B

- Points de contact : Olivier De Souza, Secrétaire général (olivier.desouza @ ensiacet.fr)

 

 

REMUNERATION

par référence à la grille indiciaire de la fonction publique des techniciens de recherches et formations

CANDIDATURE

CV et lettre de motivation doivent être adressés par mail, avant le 11/12/2019 aux contacts ci-dessous:    

cindy.lopes @ toulouse-inp.fr

copie

olivier.desouza @ ensiacet.fr

 

Je télécharge l'intégralité de la fiche de poste (pdf)

 

 

 

 

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