Secretaire

 

Toulouse INP recrute pour l'ENSIACET un·e secrétaire
Poste à pourvoir au 1er octobre à 50% jusqu'au 31/08/2020.

 

 

DESCRIPTION DU POSTE

Descriptif de l'employeur

Toulouse INP-ENSIACET est une école d’ingénieur qui diplôme annuellement plus de 350 ingénieurs par les voies de la formation sous statut étudiant, sous statut apprenti ou en formation continue. La formation expérimentale des étudiants occupe une part significative sous forme de projets et de travaux pratiques (TP). Le poste proposé comprend à 50% une mission au sein du service Travaux Pratiques « Analyses et Contrôles ». Avec plus de 130 jours d’ouverture annuels, le service de TP A&C assure un soutien analytique continu pour plus de 900 élèves/an et son personnel (4 personnels permanent + 4 personnels de soutien) une mission de formation scientifique et technique.

Le poste est basé au sein de l’Atelier Interuniversitaire de Génie des Procédés (AIGEP) à l’INP-ENSIACET dans un service composé de 3 personnes dont 2 à temps-plein. L’ENSIACET héberge plus de 1500 usagers, agents et visiteurs dans sa partie « enseignement » et dans 4 laboratoires de recherches sur le site universitaire du campus de Toulouse-Labège.

Descriptif du poste

Missions principales :

  Mission 1 : Secrétariat et gestion

  • Répondre aux appels, courriers et messages
  • Établir et envoyer des conventions entre universités et l’AIGEP
  • Gestion du planning d’occupation
  • Mettre à jour les protocoles des TP
  • Gestion de la salle de réunion
  • Organiser des réunions, le conseil d’administration
  • Gestion des commandes et réception des colis
  • Gestion des stagiaires
  • Gestion administrative du personnel (congés, absence, formation

Mission 2 : Comptabilité de l’AIGEP avec l’outil de gestion comptable SIFAC

  • Dépenses, amortissements
  • Recettes
  • Prestations internes
  • Saisie et gestion du budget
  • Lien avec service facturier

Mission 3 : Gestion des achats

  • Comparaison Qualité/Service/Prix

 Relations :

   * en interne

  • avec les : directeur, techniciens AIGEP ; enseignants-chercheurs, étudiants, service technique INP-ENSIACET et Toulouse INP.
  • elles sont de natures de : coopération, conseil, transmission d’information, communication, échange, pédagogique, prestation…

   * en externe

  • fournisseurs, commerciaux,
  • responsable des emplois du temps des formations accueillies, enseignants-chercheurs…

Compétences 

Les savoirs :

  • Connaissances de l’environnement institutionnel,
  • Maîtrise des outils de gestion et comptabilité,
  • Maîtrise des outils bureautique.

Les «savoir-faire» :

  • Savoir travailler en équipe,
  • Savoir s’organiser et gérer les priorités.

Les «savoir être» :

  • Faire preuve d’initiative et de réactivité,
  • Être force de propositions,
  • Bon relationnel avec les différents interlocuteurs interne ou externe.

REMUNERATION

Selon la grille des adjoints RF - 1er échelon ADT (Catégorie C) - INM 326 - Brut mensuel correspondant à un temps incomplet 50% soit 763.81€

 

CANDIDATURE

Pour toute candidature, merci de transmettre une lettre de motivation et un CV :

hugues.vergnes @ ensiacet.fr

cindy.lopes @ toulouse-inp.fr

bureau-contractuels @ toulouse-inp.fr

  

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6 allée Emile Monso - BP 34038
31029 Toulouse Cedex 4

+33 (0)5 34 32 30 00

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