Organisation de congrès et colloques scientifiques

Toulouse INP est dotée d'une cellule colloques au sein du SAIC INPACT®.

Cette équipe spécialement dédiée à l'organisation de manifestations scientifiques propose d'accompagner des équipes de recherche ou des entreprises à l'organisation, totale ou partielle, de leur évènement.

Les missions

décharger le demandeur de l'organisation et de la logistique, pour lui permettre de mieux se consacrer à l'aspect purement scientifique de l’événement ;
contribuer au succès matériel de votre manifestation ;
offrir des prestations personnalisées selon les attentes et le budget :

type de manifestation : journée scientifique, colloque de dimension locale, symposium international avec conférences et session poster ;
lieu : universités, écoles d'ingénieurs, centres de congrès, complexes hôteliers, centres de vacances, sites industriels ;
hébergement ;
restauration ;
supports de communication : site web, plaquette, programme, badges, pochettes, actes de congrès, clés USB...
inscription et soumission de textes en ligne ;
sorties culturelles

La cellule colloques assure une présence avant, pendant et après la manifestation

La cellule colloque propose depuis juin 2018 une formule "Journée d'études" à 50€ HT tout compris.
(Nous consulter pour connaitre les modalités à saiccolloques(at)inp-toulouse.fr (saiccolloques @ inp-toulouse.fr))

Les prestations de la cellule colloque

Communication

plaquette : conception et diffusion (sur liste fournie par l'organisateur) ;
site web : conception et maintenance active (programme scientifique, liste des communications, informations pratiques, inscriptions et soumission de textes en ligne, stands,...) ;
programme final (interactif ou non) ;
informations pratiques diffusées aux participants.

Secrétariat et gestion des inscriptions

inscriptions en ligne ;
participation active aux réunions du comité d’organisation ;
relations avec les participants (téléphone, fax, courriel).

Secrétariat scientifique

gestion des résumés et des textes complets soumis via le web ;
correspondance avec les auteurs et les relecteurs (téléphone, fax, courriel) ;
participation active aux réunions du comité scientifique ;
gestion de la publication des actes du congrès (papier, clé USB ou interactif en ligne) ;
mise en forme du programme scientifique de la manifestation ;
gestion des sessions posters et des stands industriels.

Logistique matérielle

recherche des prestataires : hébergement, restauration (devis, suivi) ;
choix et location des salles et du matériel audio-vidéo ;
badges, documents ;
programme social (pour les participants et/ou les personnes accompagnantes) ;
présence permanente pendant la manifestation pour assurer un bon déroulement

Logistique financière

budget prévisionnel ;
encaissement des inscriptions, facturation, relances, suivi comptable ;
paiement des fournisseurs ;
sponsoring et subventions : lettres de demande, constitution de dossiers, encaissement… ;
bilan financier.