Organisation de congrès et colloques scientifiques

Toulouse INP est dotée d'une cellule colloques au sein du SAIC INPACT®.
Cette équipe spécialement dédiée à l'organisation de manifestations scientifiques propose d'accompagner des équipes de recherche ou des entreprises à l'organisation, totale ou partielle, de leur évènement.
Les missions
- décharger le demandeur de l'organisation et de la logistique, pour lui permettre de mieux se consacrer à l'aspect purement scientifique de l’événement ;
- contribuer au succès matériel de votre manifestation ;
- offrir des prestations personnalisées selon les attentes et le budget :
- type de manifestation : journée scientifique, colloque de dimension locale, symposium international avec conférences et session poster ;
- lieu : universités, écoles d'ingénieurs, centres de congrès, complexes hôteliers, centres de vacances, sites industriels ;
- hébergement ;
- restauration ;
- supports de communication : site web, plaquette, programme, badges, pochettes, actes de congrès, clés USB...
- inscription et soumission de textes en ligne ;
- sorties culturelles
La cellule colloques assure une présence avant, pendant et après la manifestation
La cellule colloque propose depuis juin 2018 une formule "Journée d'études" à 50€ HT tout compris.
(Nous consulter pour connaitre les modalités à saiccolloques @ inp-toulouse.fr)
Les prestations de la cellule colloque
Communication
- plaquette : conception et diffusion (sur liste fournie par l'organisateur) ;
- site web : conception et maintenance active (programme scientifique, liste des communications, informations pratiques, inscriptions et soumission de textes en ligne, stands,...) ;
- programme final (interactif ou non) ;
- informations pratiques diffusées aux participants.
Secrétariat et gestion des inscriptions
- inscriptions en ligne ;
- participation active aux réunions du comité d’organisation ;
- relations avec les participants (téléphone, fax, courriel).
Secrétariat scientifique
- gestion des résumés et des textes complets soumis via le web ;
- correspondance avec les auteurs et les relecteurs (téléphone, fax, courriel) ;
- participation active aux réunions du comité scientifique ;
- gestion de la publication des actes du congrès (papier, clé USB ou interactif en ligne) ;
- mise en forme du programme scientifique de la manifestation ;
- gestion des sessions posters et des stands industriels.
Logistique matérielle
- recherche des prestataires : hébergement, restauration (devis, suivi) ;
- choix et location des salles et du matériel audio-vidéo ;
- badges, documents ;
- programme social (pour les participants et/ou les personnes accompagnantes) ;
- présence permanente pendant la manifestation pour assurer un bon déroulement
Logistique financière
- budget prévisionnel ;
- encaissement des inscriptions, facturation, relances, suivi comptable ;
- paiement des fournisseurs ;
- sponsoring et subventions : lettres de demande, constitution de dossiers, encaissement… ;
- bilan financier.