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Toulouse INP - DEVE Assistante CFVU et Vie Etudiante

Toulouse INP recrute un-e assistante-e vie universitaire

Toulouse INP regroupe 6 grandes écoles et près de 7000 étudiants. Agronomie, Chimie, Matériaux, Procédés, Génie Industriel, Electronique, Hydraulique, Informatique, Télécommunications, Mécanique, Sciences vétérinaires, Météorologie et Climat… sont autant de domaines dans lesquels Toulouse INP dispense des formations d’excellence reconnues au niveau national et international. Son offre de formation comporte des diplômes d’ingénieurs mais aussi des masters, des doctorats et des diplômes d’établissement, ainsi qu’un cycle préparatoire.

 

Au sein de la Direction des Etudes et de la Vie Etudiante (DEVE) de Toulouse INP, et sous la responsabilité de la directrice, l’assistant-e Vie Universitaire sera en charge :

  • Du secrétariat des instances liées à la Formation et à la vie universitaire : Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU), Conseil Académique (CAC), DFOR et groupes de travail institutionnels (cellule « Ecoute », Commission d’évaluation des enseignements…).
  • Du suivi de la Vie Universitaire : soutien à la gestion de la Vie Etudiante (suivi des aides sociales, des subventions aux associations étudiantes.
  • Il/elle pourra être sollicité-e pour participer à des projets transverses au sein de l’INP, et seconder la directrice de la DEVE sur certains dossiers au-delà de ce périmètre

 

Missions du poste:

Secrétariat des instances liées à la Formation :

Commission de la Formation et de la Vie Universitaire (CFVU) :

  • Préparation de la CFVU : préparation de l'ordre du jour, envoi des convocations, réservation de salle, recueil des documents préparatoires et mise en ligne sur Agora, mise en ligne de l’agenda sur PARTAGE, préparation du diaporama de présentation.
  • Rédaction des compte-rendu et des relevés de décisions, suivi du processus de validation (VP-CFVU, Président), diffusion aux membres et mise en

 

Conseil Académique (CAC) :

  • Préparation du CAC : préparation de l'ordre du jour, envoi des convocations, réservation de salle, recueil des documents préparatoires et mise en ligne, préparation du diaporama de présentation.
  • Rédaction du relevé de décisions, suivi du processus de validation (VP- CFVU, VP-CR, Président), diffusion aux membres et mise en ligne.

     

DFOR (Réunion des Directeurs de Formations) :

  • Préparation des DFOR(E) : préparation de l'ordre du jour, envoi des convocations, réservation de salle, réservation de visioconférences, recueil des documents préparatoires...
  • Rédaction des compte-rendu et diffusion aux directeurs des études...

 

Activités transversales : assurer la tenue et la mise à jour régulière d’un index des décisions des instances, archivage numérique et papier des documents (compte-rendu et annexes), préparation des délibérations pour le rectorat.

 

Vie Universitaire

Secrétariat de la Vice-Présidente de la CFVU et de la VP-Vie étudiante : courrier, rédaction de compte-rendu, organisation logistique des réunions, d’évènements exceptionnels, bons de commandes et réservations…

 

Appui à la gestion de la Vie Etudiante :

Gestion des demandes d'aides sociales des étudiants : suivi des demandes, préparation de la commission d’harmonisation (convocations, réservation de salles, préparation des dossiers), suivi des décisions (notification des décisions, mises en paiement).

 

Commission du statut ENGAGE :

  • Gestion des dossiers de demande du statut
  • Organisation logistique de la commission
  • Suivi des décisions de la commission
  • Préparation des documents de reconnaissance du statut
  • Contribution à l’organisation de la cérémonie de remise des statuts

 

Commission FSDIE :

  • Gestion des dossiers de demandes de subventions
  • Organisation logistique de la commission
  • Suivi des décisions et préparation du passage en CFVU
  • Suivi de la mise en paiement des subventions accordées
  • Collecte des bilans moraux et financiers

 

Commission CVEC :

  • Gestion des dépenses liées à la CVEC (devis, bons de commandes, mises en concurrence…)
  • Organisation logistique de la commission
  • Suivi des décisions et préparation du passage en CFVU
  • Suivi de la mise en paiement des subventions accordées

 

Compétences et aptitudes :

  • Les savoirs
    • Connaître l’organisation et le fonctionnement des établissements d’enseignement supérieur et de leurs instances (CA, CFVU, CR, CAC)
    • Connaître les cursus d’enseignements universitaires et les cursus ingénieur
    • Connaître l'offre de formation des écoles de l'INP
    • Connaître les structures de l’établissement et des composantes
    • Connaître le fonctionnement de la vie associative

 

  • Les « savoir-faire » techniques
    • Maîtriser les systèmes d’information et les outils bureautiques (Word, Excel, Powerpoint), ainsi que les interfaces de mise en ligne (Agora, Ametys, PARTAGE…).
    • Maîtriser les tâches courantes de secrétariat
    • Etre à l’aise avec la prise de notes et la rédaction de compte-rendu
    • Avoir d’excellentes qualités rédactionnelles.

 

  • Les « savoir être »
    • Capacité à travailler en multi-tâches et à gérer des périodes de pointe
    • Capacité à travailler en autonomie, discernement et sens des initiatives dans l’exercice de ses attributions
    • Capacité d’adaptation rapide au poste de travail et aux changements méthodologiques et techniques
    • Intérêt pour les outils numériques et capacité d’adaptation aux nouveaux outils
    • Savoir être organisé, méthodique, rigoureux, capacité à planifier ses activités
    • Savoir s’impliquer dans un travail en équipe
    • Aptitudes relationnelles, sens de l’écoute, disponibilité
    • Savoir respecter la confidentialité, sens du service public.

 

Niveau d’études

Niveau 5. Diplômes de niveau bac +2

 

Statut

Contractuel en CDD d’un an renouvelable. Contrat à temps incomplet (80%)

 

Catégorie

Catégorie B technicien ITRF

 

Rémunération

En référence selon la grille indiciaire de la fonction publique du corps des techniciens ITRF, 1er échelon – INM 343 – montant brut mensuel 1 607,30 €.

 

Contact :

Adresser lettre de motivation + CV par mail avant le 31/08/2022 à :

hela.maronna @ toulouse-inp.fr + copie à : bureau-contractuels @ inp-toulouse.fr

Pour tout renseignement complémentaire les candidat-e-s peuvent prendre contact avec la directrice de la DEVE, Mme Héla Maronna, par mail ou par téléphone au 05 34 32 30 41.

Contactez Toulouse INP

6 allée Emile Monso - BP 34038
31029 Toulouse Cedex 4

+33 (0)5 34 32 30 00

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