La démarche du candidat à l’HDR doit être soutenue et accompagnée par un « correspondant ». Le correspondant doit être titulaire de l'HDR et :

•  soit un enseignant-chercheur de Toulouse INP
•  soit un enseignant-chercheur ou chercheur exerçant dans un laboratoire de Toulouse INP

Si le correspondant identifié ne répond pas aux critères ci-dessus, une demande dérogation motivée doit être envoyée lors de l’information au service études doctorales (étape 2) pour arbitrage par le Vice-Président Recherche de Toulouse INP.

Le correspondant accompagne le candidat tout au long de la procédure. Il :

• Aide le candidat à constituer son dossier
• Apporte un avis sur la maturité de la candidature
• Vérifie les informations saisies par le candidat
• Rédige une lettre de soutien,
• Propose des rapporteurs et membres du jury (dont le correspondant pourra faire partie).

Le correspondant doit impérativement télécharger et prendre connaissance du memento pour l’aider dans sa fonction d’accompagnement.
Le mémento est téléchargeable en zone latérale (Fichiers utiles)

Envoyer un email à l’adresse : formation-doctorale @ toulouse-inp.fr avec le nom et adresse mail du correspondant identifié.

Il sera envoyé :

• Au candidat : le dossier de candidature
• Au correspondant : le memento du correspondant

Le dossier à compléter pour effectuer une demande d’autorisation d’inscription HDR doit être envoyé par courrier électronique au service Études doctorales - Direction de la Recherche, de l'Innovation et des Partenariats.

Le candidat doit joindre à son dossier complété :

•   la copie d’une pièce d’identité en cours de validité (et le cas échéant son titre de séjour) ;
•   la copie du diplôme de doctorat ou équivalent;
•   la lettre de soutien du correspondant ;
•  le cas échéant, la demande motivée de dérogation ou toute justification jugée utile liée à la particularité de la candidature.

Une fois complété, le dossier en PDF ainsi que l'ensemble des pièces sont transmis sous format électronique à :
formation-doctorale@toulouse-inp.fr

Les dossiers sont examinés par la Commission recherche en formation restreinte (CR-FRe) qui émet un avis.

Un avis favorable de la CR-FRe entraîne l’autorisation, par la Présidente de Toulouse INP, au candidat à s'inscrire et à soutenir l'habilitation à diriger des recherches dans un délai d’un an.

La décision de la Présidente est transmise par courrier électronique au candidat, accompagnée du dossier de demande de soutenance à compléter.

Le Mémoire HDR

Pour présenter ses travaux et son projet, le candidat rédige un mémoire de synthèse qui comprend :

• soit un ou plusieurs ouvrages publiés,
• soit un dossier de travaux, accompagné d’une synthèse de l’activité scientifique permettant de faire apparaître son expérience dans l’animation d’une recherche,
• + son projet scientifique.

Le mémoire est une synthèse et une mise en cohérence des travaux passés du candidat et un développement argumenté de ses perspectives scientifiques et de ses projets de recherche. Il n’a pas vocation à s’apparenter à un manuscrit de thèse et doit s’appuyer sur les publications les plus significatives qui pourront même être intégrées dans le corps du manuscrit.

Il est indispensable de présenter particulièrement la partie décrivant les perspectives scientifiques du candidat qui doivent constituer le cœur de la demande d’HDR.

Le mémoire doit être finalisé avant le dépôt du dossier de demande de soutenance HDR.

Prévoir un délai d’au moins 10 semaines (hors fermeture administrative) entre la date de soutenance prévue et la séance de la CR-FRe qui examinera le dossier de soutenance.

Consulter les dates des prochaines commissions dans le document « Dates des CR-FRe » à télécharger dans la rubrique Fichiers Utiles de la zone latérale.

Le dossier de soutenance compléter vous est transmis par courrier électronique avec l’envoi de l’autorisation d’inscription à l’HDR. Vous pouvez également le demander en envoyant un mail à : formation-doctorale@toulouse-inp.fr

 Il comprend notamment :

• les éléments nécessaires à l’inscription administrative
• la proposition des trois rapporteurs
• la composition du jury
• un résumé du mémoire

Conditions applicables pour la proposition des rapporteurs à la commission recherche :

• Tous les rapporteurs doivent être titulaires de l’HDR ou d’une équivalence. Pour les rapporteurs étrangers, il conviendra de fournir leur CV pour justifier de l’équivalence.
• Aucun des rapporteurs ne doit avoir cosigné un article avec le candidat au cours des 5 dernières années
• Aucun des rapporteurs ne doit avoir été le directeur ou co-directeur de thèse du candidat
• Deux des rapporteurs doivent être extérieurs au site toulousain 
• Si le 3ème rapporteur est interne au site toulousain, il ne doit pas appartenir au même laboratoire que le candidat.

Il est à noter que les établissements concernés par le terme « site toulousain » sont ceux rattachés à l’Université de Toulouse ou à l’académie de Toulouse.

Composition du jury :

Le jury comprend 5 à 8 membres, dont le correspondant et les rapporteurs. Il doit être composé :

• pour la moitié au moins de professeurs ou assimilés
• pour la moitié au moins de personnalités françaises ou étrangères extérieures à l’Université de Toulouse et reconnues en raison de leur compétence scientifique.

La composition doit tendre vers une représentation H/F représentative de la section CNU avec au moins 1 femme et 1 homme.

Deux invités maximums peuvent être ajoutés.

Ce dossier contient également les renseignements indispensables à l’inscription du candidat au diplôme. Il est impératif de bien renseigner tous les champs pour la saisie de l’inscription.

Le dossier complété doit être envoyé en PDF, signé par le candidat et le correspondant au service Études Doctorales de la DRIP à :
formation-doctorale @ toulouse-inp.fr

Les dossiers sont examinés par la Commission recherche en formation restreinte (CR-FRe), qui émet un avis.

Un avis favorable de la CR-FRe entraîne la désignation officielle des rapporteurs par la Présidente de Toulouse INP.

Envoi du mémoire aux rapporteurs

Le candidat est responsable de la transmission de son mémoire aux rapporteurs dès leur désignation par la Présidente de Toulouse INP. Il peut le transmettre dès réception de l’autorisation de la Présidente d’inscription à la soutenance.

A Toulouse INP, afin de leur laisser un temps d'expertise suffisant, il est demandé de leur transmettre le mémoire au moins un mois avant la date limite de remise de leur rapport.

Les rapporteurs transmettent ensuite leur rapport, au format électronique, au service Études doctorales, au plus tard 18 jours avant la soutenance, en réponse à la sollicitation officielle de l'établissement. Ce délai est incompressible.

Réception par Toulouse INP des rapports et notification de l’autorisation de soutenance

Après réception des trois rapports, la Présidente de Toulouse INP se prononce sur l'autorisation de soutenance au vu des avis émis par les rapporteurs. Cette décision est notifiée au plus tard quinze jours avant la date de soutenance.

Le service Études doctorales informe le candidat de la décision par voie électronique. En cas d'autorisation de soutenance, il convoque les membres du jury et transmet au correspondant l'ensemble des documents nécessaires au déroulement de la soutenance.

En cas de soutenance organisée en mode hybride, le correspondant doit en informer le service Études doctorales en amont. Celui-ci lui transmettra les documents spécifiques à compléter afin de garantir le bon déroulement de la soutenance et sa conformité aux règles en vigueur.

Rappel : toute soutenance comportant une participation en visioconférence n'est autorisée que si le candidat et le président du jury sont physiquement réunis dans une même salle.

Le candidat présente devant le jury une synthèse de ses travaux de recherche et de son projet scientifique. Cette présentation peut être complétée, le cas échéant, par une démonstration portant sur certains de ses travaux. Elle est suivie d'un échange avec les membres du jury.

À l'issue de la présentation, le jury apprécie notamment :

• la qualité et l'originalité des travaux scientifiques du candidat ;
• sa capacité à concevoir, diriger, animer et coordonner des activités de recherche ;
• son aptitude à encadrer des doctorants et de jeunes chercheurs.

Le jury délibère ensuite et se prononce sur l'attribution de l'Habilitation à Diriger des Recherches.

Délibération et formalités

Le jour de la soutenance, le jury désigne en son sein un président ainsi que deux rapporteurs de séance.

Le président du jury ne peut être ni le correspondant du candidat, ni un invité, ni un professeur émérite.

À l'issue de la délibération, le président du jury :

• rédige, le procès-verbal de soutenance, comportant la décision d'admission ou d'ajournement
• rédige le rapport de soutenance et fait signer tous les membres présents,

Les documents signés sont ensuite transmis au service Études doctorales, qui assure les suites administratives en vue de la délivrance du diplôme.

Cas particulier des soutenances en mode hybride

Lorsque la soutenance comporte une participation à distance, le président du jury doit être physiquement présent aux côtés du candidat. Il renseigne la fiche technique relative au déroulement de la visioconférence.

Pour la signature du procès-verbal et du rapport de soutenance, les documents sont établis selon la procédure de signature : les membres du jury signent successivement les documents, qu’ils s’envoient par courrier électronique, sous forme de signature numérisée ou de scan en haute résolution, afin de constituer une version finale comportant l'ensemble des signatures requises.

Avant d'engager la procédure, il est recommandé d'anticiper les délais suivants :

Aucune procédure accélérée n'est possible.