INP

Organisation de congrès et colloques scientifiques

Toulouse INP est dotée d'une cellule colloques rattachée à la Direction du rayonnement institutionnel et de l'internationalisation DR2I.

Cette équipe spécialement dédiée à l'organisation de manifestations scientifiques propose d'accompagner des équipes de recherche de Toulouse INP à l'organisation, totale ou partielle, de leur évènement.

 

 

Les missions

  • décharger le demandeur de l'organisation et de la logistique, pour lui permettre de mieux se consacrer à l'aspect purement scientifique de l’événement ;
  • contribuer au succès matériel de votre manifestation ;
  • offrir des prestations personnalisées selon les attentes et le budget :
  • type de manifestation : journée scientifique, colloque de dimension locale, symposium international avec conférences et session poster ;
  • lieu : universités, écoles d'ingénieurs, centres de congrès, complexes hôteliers, centres de vacances, sites industriels ;
  • hébergement ;
  • restauration ;
  • supports de communication : site web, plaquette, programme, badges, pochettes, actes de congrès, clés USB...
  • inscription et soumission de textes en ligne ;
  • sorties culturelles

La cellule colloques assure une présence avant, pendant et après la manifestation

La cellule colloque propose depuis juin 2018 une formule "Journée d'études"
(Nous consulter pour connaitre les modalités à contact-congres @ inp-toulouse.fr)

Les prestations de la cellule colloque

Communication

  • plaquette : conception et diffusion (sur liste fournie par l'organisateur) ;
  • site web : conception et maintenance active (programme scientifique, liste des communications, informations pratiques, inscriptions et soumission de textes en ligne, stands,...) ;
  • programme final (interactif ou non) ;
  • informations pratiques diffusées aux participants.

Secrétariat et gestion des inscriptions

  • inscriptions en ligne ;
  • participation active aux réunions du comité d’organisation ;
  • relations avec les participants (téléphone, courriel).

Secrétariat scientifique

  • gestion des résumés et des textes complets soumis via le web ;
  • correspondance avec les auteurs et les relecteurs (téléphone, courriel) ;
  • participation active aux réunions du comité scientifique ;
  • gestion de la publication des actes du congrès (papier, clé USB ou interactif en ligne) ;
  • mise en forme du programme scientifique de la manifestation ;
  • gestion des sessions posters et des stands industriels.

Logistique matérielle

  • recherche des prestataires : hébergement, restauration (devis, suivi) ;
  • choix et location des salles et du matériel audio-vidéo ;
  • badges, documents ;
  • programme social (pour les participants et/ou les personnes accompagnantes) ;
  • présence permanente pendant la manifestation pour assurer un bon déroulement

Logistique financière

  • budget prévisionnel ;
  • encaissement des inscriptions, facturation, relances, suivi comptable ;
  • paiement des fournisseurs ;
  • sponsoring et subventions : lettres de demande, constitution de dossiers, encaissement… ;
  • bilan financier.

Contactez Toulouse INP

6 allée Emile Monso - BP 34038
31029 Toulouse Cedex 4

+33 (0)5 34 32 30 00

Contacts

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